Cá nhân là công dân hoặc cư trú tại lãnh thổ của bên tham gia hoặc pháp nhân có cơ sở kinh doanh hoạt động thực thụ tại lãnh thổ bên tham gia có quyền nộp đơn đăng ký quốc tế nhãn hiệu theo hệ thống Madrid. Theo quy định, đơn đăng ký quốc tế nhãn hiệu có thể được soạn thảo bằng một trong ba ngôn ngữ tiếng Anh, tiếng Pháp hoặc tiếng Tây Ban Nha (Việt Nam tuyên bố sử dụng hai ngôn ngữ tiếng Anh và tiếng Pháp). Dựa trên một đơn cơ sở hoặc một đăng ký cơ sở, người nộp đơn sẽ nộp một đơn đăng ký quốc tế tại nước xuất xứ sau đó sẽ được chuyển cho Văn phòng quốc tế của WIPO. Tại đây đơn đăng ký sẽ được thẩm định về mặt hình thức, bao gồm tư cách người nộp đơn, mẫu nhãn hiệu, danh mục sản phẩm/dịch vụ… Trong trường hợp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu, đơn đăng ký quốc tế sẽ được ghi nhận trong đăng bạ quốc tế và được công bố trong công báo nhãn hiệu quốc tế của WIPO. Văn phòng quốc tế thông báo cho từng bên tham gia nhận được yêu cầu bảo hộ trong đơn quốc tế hoặc chỉ định sau. Từ ngày đăng ký quốc tế hoặc chỉ định sau, việc bảo hộ nhãn hiệu tại từng bên tham gia được chỉ định sẽ giống như khi nhãn hiệu đó được nộp trực tiếp tại Cơ quan của bên tham gia đó. Mỗi bên tham gia được chỉ định thẩm định nội dung đơn trong khoảng thời gian quy định theo Thỏa ước hoặc Nghị định thư và sau đó thông báo kết quả cho Văn phòng quốc tế.
Các loại phí phải thanh toán đối với đơn đăng ký quốc tế nhãn hiệu bao gồm phí cơ bản, phí riêng đối với bên tham gia được chỉ định đã tuyên bố nhận khoản phí riêng hoặc phí bổ sung và phụ phí (nếu có) trong trường hợp chỉ định bên tham gia không tuyên bố nhận khoản phí riêng. Người nộp đơn có thể sử dụng công cụ tính phí trực tuyến do WIPO cung cấp tại
https://www.wipo.int/madrid/en/fees/calculator.jsp.
Với ưu điểm đơn giản về thủ tục (chỉ cần nộp một đơn duy nhất, bằng một ngôn ngữ duy nhất, nộp phí bằng một loại tiền tệ duy nhất), giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho người nộp đơn trong trường hợp đăng ký ở nhiều nước cùng một lúc, hệ thống Madrid đang ngày càng được các doanh nghiệp lựa chọn nhiều hơn để
đăng ký nhãn hiệu của mình ra nước ngoài. Theo thống kê sơ bộ, trong 9 tháng đầu năm 2019, số lượng đơn đăng ký quốc tế nhãn hiệu có chỉ định Việt Nam là 7.265 đơn (tăng 27% so với cùng kỳ năm 2018), đơn đăng ký quốc tế nhãn hiệu có nguồn gốc Việt Nam là 181 đơn (tăng 11% so với cùng kỳ năm 2018). Điều này chứng tỏ sự quan tâm của các cá nhân, doanh nghiệp trong nước đối với việc đăng ký quốc tế nhãn hiệu theo hệ thống Madrid ngày càng tăng.
Nhằm nâng cao nhận thức cho các cá nhân, tổ chức về đăng ký quốc tế nhãn hiệu theo hệ thống Madrid, các hoạt động hội thảo, tập huấn cũng được định kỳ tổ chức bởi Cục Sở hữu trí tuệ. Trong khuôn khổ Chương trình phát triển tài sản trí tuệ năm 2019, Trung tâm Nghiên cứu, Đào tạo và Hỗ trợ, Tư vấn phối hợp với Trung tâm Thẩm định Chỉ dẫn địa lý và Nhãn hiệu quốc tế, Cục Sở hữu trí tuệ sẽ tổ chức Hội thảo “Đăng ký bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ tại nước ngoài thông qua hệ thống Madrid” tại Nhà Khách T78, số 145 Lý Chính Thắng, quận 3, thành phố Hồ Chí Minh trong hai ngày 29 - 30/11/2019. Theo đó, mọi cá nhân, tổ chức có nhu cầu đều có thể đăng ký tham gia để tiếp cận và nâng cao kiến thức về đăng ký quốc tế nhãn hiệu qua hệ thống Madrid.
Trung tâm Thẩm định Chỉ dẫn địa lý và Nhãn hiệu quốc tế